第13回 パブリックフォルダー【MicrosoftのMVP解説！第三弾 Microsoft 365の活用術】

前回までのExchange Onlineのサービス管理に関する内容に続いて、今回はパブリックフォルダーの管理をピックアップしてご紹介します。

パブリックフォルダーとは、簡易的な社内情報共有の手段として活用することができるExchange Onlineの機能です。パブリックフォルダーを使用すると、以下のようなニーズに対応できます。

• 複数のユーザーで同じアイテムを共有したい
• 配布グループ宛に送信するメールをアーカイブしたい

各ユーザーのメールボックスとは別に、パブリックフォルダーへのアクセス権を持つユーザーは、そのパブリックフォルダー内のアイテムの参照をおこなうことができます。パブリックフォルダーには、メールアドレスを割り当て、アイテムを作成可能なユーザーがそのメールアドレス宛に投稿（メッセージ送信）することで、他のユーザーからもその投稿内容を参照できます。そのため、前回紹介した共有メールボックスと同じように、統一的な場所での情報の管理および共有が可能です。

ただし、共有メールボックスとは違い、組織外やアクセス許可を持たないユーザーのメールアドレスからはパブリックフォルダー宛に投稿することはできません。そのため、対外的なメールアドレスを持つメールボックスではなく、社内での情報共有を目的としたメールボックスがパブリックフォルダーなのです。

パブリックフォルダーの作成や管理は、Exchange管理センターから[パブリックフォルダー]のメニューを使用します。最初に、格納先となるパブリックフォルダーメールボックスを作成し、次にパブリックフォルダーを作成します。パブリックフォルダーは、必要に応じて階層化することもできます。

作成した直後は、まだメールの有効化（メールアドレスの割り当て）もアクセス許可の設定も行われていません。そのため、パブリックフォルダーの作成後は、メールの有効化とアクセス許可の設定をおこないます。アクセス許可の設定時には、パブリックフォルダーを利用できるユーザーの指定と、アクセス許可レベルを選択します。ここで指定されたアクセス許可レベルに従って、ユーザーはパブリックフォルダーを利用することができます。

これらの設定により、パブリックフォルダーにアクセス許可を持つユーザーは、Outlookでパブリックフォルダーをお気に入りに追加して内容を参照したり、メッセージの作成時にパブリックフォルダーのメールアドレスを指定して投稿できるようになります。

このようにして、Exchange Onlineでは、パブリックフォルダーの作成および管理、利用をおこなうことができます。しかし、通常のメールボックスと同様に、パブリックフォルダーのメールボックスもMicrosoft 365（旧称：Office 365）のプランごとに最大サイズなどの上限が設けられています。そのため、そのパブリックフォルダーに格納されているアイテムの総数やサイズ、使用されているかどうかのアクティビティ状況の把握なども必要になります。使用されていないパブリックフォルダーがある場合には、それらを無効化するなどの運用も含めて検討して使用しましょう。ちなみに、Exchange管理センターではパブリックフォルダーの編集画面から、Windows PowerShellではGet-PublicFolderStatisticsコマンドレットを使用して、パブリックフォルダーの情報を確認することが可能です。

ゾーホー社員のつぶやき

こんにちは！ゾーホージャパンの近藤です。今回は、パブリックフォルダーについての投稿でした。情報共有サービスには、SharePointなど他のサービスを併用されている方もいらっしゃると思いますが、普段頻繁に使用するメールサービスから同機能が使えたら、アクセスも簡単で便利ですよね。情報共有頻度がそれほど多くなく、けれども、ないわけではない。しかしながら、他の情報共有サービスを使用せず、その都度メールで関係メンバーに情報共有を行っていた方は、是非利用をご検討ください。情報収集や整理、共有工数が削減されて、ぐーーんと作業効率がアップするかもしれませんよ。

さて、上記投稿の「パブリックフォルダー」は、簡易的な社内情報共有に便利なExchange Onlineの機能ですが、Microsoft 365の契約プランに応じた最大サイズの上限に達しない運用が必要であると記載ありました。パブリックフォルダー内のアイテムの情報を詳細に把握し、使用していないフォルダーなどは削除するなど、定期的なフォルダー管理が求められます。しかし、Exchange管理センターでは、それらフォルダー内の詳細情報の把握は困難であり、また、一括処理機能も無いため、Windows PowerShellの使用や個別での処理など、とても手間のかかる作業となります。

そこで、PowerShellスクリプトを実行しなくても、GUIでユーザー、メールボックス、ライセンス、連絡先を一括管理でき、管理工数を大幅に削減できるManageEngine「M365 Manager Plus」をご紹介します。Microsoft 365を機能単位で管理（Microsoft 365コンポーネントを独立した形で統制）できるので、Exchange Onlineを容易に管理できます。

例えば、パブリックフォルダー内の詳細情報については、レポート形式の統計などで表示できるため、簡単に詳細内容を把握できます。また、これらレポートは、pdf、html、csv、およびxls形式でエクスポート可能で、特定のメールアドレスに定期的に自動送信するようスケジュールすることも可能です。
パブリックフォルダーの管理については、メールを有効化/無効化、不要なパブリックフォルダーを一括しての削除が可能です。

M365 Manager Plusとは？

Microsoft 365の定義済みレポートを包括的に提供し、大量のユーザー管理、大量のメールボックス管理、ログ監査、サービス監視、セキュア委任などを含む複雑な作業の実行に貢献します。
使いやすいインターフェイスで、Exchange Online、Azure Active Directory、Skype for Business、OneDrive for Business、Microsoft Teams、SharePoint Online、その他のMicrosoft 365サービスを一箇所で管理または可視化することができます。

M365 Manager Plusについて詳しく知りたい、一度使ってみたいという方は、ぜひ以下のURLにアクセスしてください。

M365 Manager Plusの製品ページはこちら
M365 Manager Plusの概要資料ダウンロードページはこちら
M365 Manager Plusの無料評価版ダウンロードページはこちら

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