第9回 メールボックスの管理【MicrosoftのMVP解説！第三弾 Microsoft 365の活用術】

前回までの投稿では、Microsoft 365（旧称：Office 365）サービスの全体に関わる内容を中心に紹介しました。今回の投稿からは、数回にわたってExchange Onlineのサービス管理に関わる内容を紹介します。その初回の内容として今回は、一般的なメールボックスの管理について扱います。

Exchange Onlineを管理するために、管理者用ユーザーインターフェイスである「Exchange 管理センター」があります。Microsoft 365 管理センターの[管理センター]の一覧から[Exchange]をクリックすると、Exchange管理センターにアクセスできます。Exchange管理センターでは、個々のユーザーのメールボックスの管理や、複数のユーザーに一斉にメールを配信するためのグループの管理、特定の条件に一致したメールに対して様々な処理（例、上司の承認など）をおこなうためのメールフローの管理など、Exchange Onlineを利用する上での様々な管理をおこなうことができます。

メールボックスの管理をおこなうには、Exchange管理センター画面で、[受信者]-[メールボックス]の順にクリックします。[メールボックス]画面には、Exchange Onlineのライセンスを持つユーザー毎のメールボックスの一覧が表示されます。さらに、特定のメールボックスをダブルクリックすると各メールボックスの詳細情報が表示され、情報の確認や編集、特定の機能について構成することができます。

例えば、[メールボックスの使用状況]のメニューで、ユーザーが最後にアクセスした日時（最終ログオン）を確認したり、メールボックスの使用量とクォータを確認することができます。

また、[メールボックスの機能]のメニューでは、Outlook on the webやPOP3などの特定の接続の制限や、アーカイブメールボックスの有効化、送受信できるメッセージのサイズ制限などを構成することができます。

このようにメールボックスの管理をおこなうことができますが、Exchange管理センターからこれらの情報を確認しようと思うと、個々のメールボックスの詳細画面を開かなくてはなりません。また、アーカイブの有効化やメッセージサイズの制限などの構成を複数のメールボックスに構成したい場合も効率的ではありません。

そのような場合のために、Windows PowerShellのコマンドレットを用いてメールボックスの管理をおこなうこともできるようになっています。Windows PowerShellのコマンドレットでExchange Onlineの管理をおこないたい場合は、最初にインターネットからダウンロードするスクリプトの実行を許可するように構成した上で、Exchange Onlineへの接続が必要です。

■インターネットからダウンロードするスクリプトの実行を許可
Set-ExecutionPolicy RemoteSigned
※Windows PowerShellを管理者として実行する必要

■Exchange Onlineへの接続
$UserCredential = Get-Credential
※Microsoft 365管理者の資格情報の入力が必要
$Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri https://outlook.office365.com/powershell-liveid/ -Credential $UserCredential -Authentication Basic -AllowRedirection
※1行で実行する必要

■Exchange Online管理用コマンドレットのダウンロード
Import-PSSession $Session

上記コマンドレットの実行により、Exchange Onlineへの接続が完了し、管理用コマンドレット群が利用可能になります。接続後は様々なコマンドレットを使用してExchange Onlineの管理が可能になりますが、メールボックスの情報を確認するためのいくつかの実行例を紹介します。

■メールボックスの一覧の取得
Get-Mailbox

■特定のメールボックスの詳細情報の取得
Get-Mailbox -Identity <メールボックス名> | fl

■各メールボックスの最終ログオン日時の取得
Get-Mailbox | Get-MailboxStatistics

■各メールボックスのサイズの確認
Get-Mailbox | Get-MailboxStatistics | ft DisplayName, ItemCount, TotalItemSize

今回は、一般的なメールボックス管理について紹介しました。GUIで管理するためのExchange管理センターもありますが、「GUIでは一覧で表示できない内容」や「GUIからは設定できない機能」などがExchange Onlineには多く含まれています。そのため、Exchange Onlineおよびメールボックスを管理する上では、Windows PowerShellでの管理スキルも習得しておきたいものですね。

ゾーホー社員のつぶやき

こんにちは！ゾーホージャパンの近藤です。先日、プライベートで使用しているWebメールから、使用容量オーバーが間近である通知を受信しました。かれこれ長い間メールの整理もせず、重たい画像添付メールもそのまま放置していたせいでしょうね。すぐさま、使用サイズが大きなデータ順から削除作業を行いました。一つ一つデータの内容を確認しながらの作業は、とても根気がいる作業にて、途中昔の添付ファイルのメールはすべて削除してしまおうと弱音を吐きそうになりましたが、なんとか一定の空き容量を確保できました。以後、同通知が来ないよう、もしくは通知が来てもメールデータの要/不要の選別が容易にできるよう、日頃からのメール整理は大切だと痛感させられた一件でした。

さて、上記投稿の「メールボックスの管理」において、Exchange Onlineおよびメールボックスを管理する上では、Windows PowerShellでの管理スキルが必要であると記載がありました。

ManageEngine「M365 Manager Plus」では、PowerShellスクリプトを実行しなくても、GUIでユーザー、メールボックス、ライセンス、連絡先を一括管理でき、管理作業で費やされる工数を大幅に削減できます。Microsoft 365を機能単位で管理（Microsoft 365コンポーネントを独立した形で統制）できるので、Exchange Onlineを容易に管理できます。

例えば、社員が送信しているメールの内容に問題がないか確認したいという課題はありませんか？IPA（情報処理推進機構）が発行した「情報セキュリティ10大脅威 2020（組織）」において、「内部不正による情報漏えい」は第二位にランクインしており、内部情報の意図的漏洩や技術・営業秘密の不正な持ち出しなど、社員が機密情報を社外にメール送信して流出させていないかの監査が常に必要です。M365 Manager Plusを利用すれば、ユーザーが送受信したメール内容を検索し、定期的に管理者に通知することが可能です。

その他にも、グループを一括して構成し、内部または外部メールの受信を容易に管理したり、メールボックスの自動応答設定から自動メッセージをスケジュールして選択したユーザーに送信できたりと、M365 Manager Plusは、Exchange Onlineにまつわる様々な組織固有のニーズに柔軟に対応できます。

M365 Manager Plusとは？

Microsoft 365の定義済みレポートを包括的に提供し、大量のユーザー管理、大量のメールボックス管理、ログ監査、サービス監視、セキュア委任などを含む複雑な作業の実行に貢献します。
使いやすいインターフェイスで、Exchange Online、Azure Active Directory、Skype for Business、OneDrive for Business、Microsoft Teams、SharePoint Online、その他のMicrosoft 365サービスを一箇所で管理または可視化することができます。

M365 Manager Plusについて詳しく知りたい、一度使ってみたいという方は、ぜひ以下のURLにアクセスしてください。

M365 Manager Plusの製品ページはこちら
M365 Manager Plusの概要資料ダウンロードページはこちら
M365 Manager Plusの無料評価版ダウンロードページはこちら

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