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◆今回の記事のポイント◆
★Microsoft 365のレポートについて
★Exchangeのレポートについて
★SharePointのレポートについて

 

◆MicrosoftのMVP解説シリーズ バックナンバー◆

 

前回は、ログ監査の重要性と、Microsoft 365(旧称:Office 365)環境での監査ログの確認方法について紹介しました。監査ログでは1つ1つのアクティビティについて詳細な情報を得ることはできますが、全体の状況や傾向を素早く把握することには向いていません。

「木を見て森を見ず」という”ことわざ”があるように、細かな情報を見ていくことも大事ですが、時として全体像を把握することも重要な要素です。今回の投稿では、ログに基づいて生成されるレポートについて紹介します。

Microsoft 365管理センターには、組織のユーザーおよび管理者のアクティビティの情報を可視化するための標準的なレポート機能があります。

Microsoft 365管理センターの[レポート]メニューにある[使用状況]をクリックし、レポート機能を使用します。既定ではMicrosoft 365全体にわたるアクティビティの概要やいくつかのタイルが表示されますが、[レポートを選ぶ]をクリックして特定のカテゴリやサービス毎の使用状況やアクティビティにドリルダウンすることができます。

 

★Microsoft 365(旧称:Office365)のレポート

[Microsoft 365アプリの使用状況]や[アクティブユーザー]、[アクティブ化]などのレポートが含まれています。

例えば、[アクティブユーザー]のレポートを選択すると、1日ごとのアクティブユーザー数の推移や、ユーザー毎の最後のアクティビティの日付などの情報が表示されます。

その結果から、十分に活用されていない製品の把握や、追加のトレーニングを必要としているユーザーを特定できます。

 

また、各レポートの画面の下部には付随する情報が表形式で表示されます。選択したレポートによって表示される内容は異なりますが、指定した列の昇順または降順に情報を並び替えたり、特定の列を追加することも可能です。

例えば、[アクティブユーザー]のレポートの表では、[割り当てられている製品]列を追加することで、どのユーザーがどのライセンスを使用しているかを確認することができます。

★Exchangeのレポート

[メールアプリの使用状況]、[メールボックスの使用状況]などのレポートが含まれています。

例えば、[メールアプリの使用状況]のレポートを選択すると、WindowsやモバイルのOutlookでアクセスしているユーザーと、Outlook Web Accessでアクセスしているユーザーを識別することができます。

また、各ユーザーのメールボックスが使用している記憶域の容量を把握したい場合には、[メールボックスの使用状況]のレポートを選択します。このレポートでは、上限(クォータ)に近づいているかどうかも含めて使用済みの記憶域情報を確認できます。

★SharePointのレポート

[アクティビティ]、[サイトの利用状況]のレポートが含まれています。[アクティビティ]のレポートでは、ユーザーによって表示または編集されたファイル数のほか、組織外のユーザーと共有したファイル数の推移などを確認できます。

また、[サイトの利用状況]のレポートを選択すると、サイトの合計数やアクティブなサイトを表示し、頻繁にアクセスされるサイトや逆にほとんど使用されていないサイトを特定できます。各サイトにどれくらいの訪問数があるかなどを調べたい場合は、各SharePointサイトの設定も併せて確認すると良いでしょう。

今回は、Microsoft 365管理センターに用意された標準的なレポート機能について紹介しました。

しかし、残念ながら、Microsoft 365の標準的なレポート機能では、基本的に用意された選択肢から選んで画面に表示する(または、情報をCSVファイルにエクスポートする)ことしかできません。「有効期限が近いパスワードを持つユーザー」や「パスワード期限切れユーザー」をレポートとして出力したい場合や、「最近作成されたメールボックス」や「Outlook Web Accessで使用されたOSやブラウザー」をレポートとして出力したい場合は、Microsoft 365管理センターのレポートや監査ログから追跡するのは困難です。

組織のニーズを満たすために、標準的なレポートだけで十分対応できるか検討したいものですね。

筆者紹介
新井 慎太郎 (あらい しんたろう)
株式会社ソフィアネットワークに勤務し、2009年よりマイクロソフト認定トレーナーとしてトレーニングの開催やコース開発に従事。前職である会計ソフトメーカー勤務時には、会計ソフトの導入サポート支援や業務別講習会講師を担当。これらの経歴も活かして、ユーザー視点や過去の経験談なども交えながらのトレーニングを提供し、近年はMicrosoft AzureやMicrosoft Intuneなどのクラウドサービスを主な担当領域とする。講師として活動しながら、書籍の執筆などの活動も評価され、2017~2020年にかけてMicrosoft MVP for Enterprise Mobilityを受賞。
主な著作は『ひと目でわかるAzure Information Protection』 (日経BP)、『徹底攻略MCP問題集 Windows Server 2016』『徹底攻略MCP問題集 Windows 10』(インプレスジャパン)、『ひとり情シスのためのWindows Server逆引きデザインパターン』 (エクスナレッジ) など。

 

ゾーホー社員のつぶやき

こんにちは!ゾーホージャパンの近藤です。今回は、ログから生成できるレポートについて学習しました。レポートといえば、先日弊社において「顧客満足度調査」アンケートを実施し、今その回答結果をレポート化する作業を行っています。「アンケート結果の分析」については、個々の組織に応じて調査目的は異なるため、一般的な分析項目だけではレポートを完成できません。組織の目的に合ったアンケート分析を実現するために、分析項目を柔軟に作成し適切な集計手法を選択することによって、全体像や属性ごとの傾向をまとめたアンケート結果レポートを作成できます。ログに基づいて生成されるレポートについても同様に、利用目的や調査目的に応じて、収集すべき情報や、集計方法、分析方法を選択する必要があります。より良いサービス・製品がご提供できるよう、社内改善プランに活かせるレポート作成に引き続き取り組んでいきたいと思います。

さて、上記投稿の「ログから生成できるレポート」において、Microsoft 365で用意された標準的なレポート機能では組織のニーズを満たせない場合があると記載がありました。

弊社製品「O365 Manager Plus」では、データを詳細にまで掘り下げてMicrosoft 365を深く理解できるレポート作成を実現します。非常に細かな情報まで確認できるO365 Manager Plusのレポート機能は、あらゆる組織の要求を満たします。

Microsoft 365管理センターでは困難な、パスワード期限切れのユーザーや期限切れが近いパスワードを持つユーザーなどもレポートに出力することが可能です。

例えば、Exchange Onlineレポートで、ユーザー毎にメールボックス使用量を追跡したい場合;
[メールボックスサイズ]レポートにより、組織内のメールボックスの詳細情報とそのサイズを参照できます。また[メールボックスサイズ制限]レポートにより、各メールボックスの送信および受信メールボックスの割り当て量を確認できます。メールボックスサイズと割り当て量のレポートにより、各メールボックスの使用量と割り当て量を比較できます。

また、O365 Manager PlusではExchange Onlineの他にも、Azure AD、OneDrive for Business、Teams等700種類以上の定義済みレポートを取り揃えているため、監査ログを毎回フィルタリングする手間を省きます。 加えて各業界のコンプライアンスに沿ったレポートカテゴリも用意しており、スケジュール設定による管理者へのレポート定期配信も可能です。

 

O365 Manager Plusとは?

Microsoft 365の定義済みレポートを包括的に提供し、大量のユーザー管理、大量のメールボックス管理、ログ監査、サービス監視、セキュア委任などを含む複雑な作業の実行に貢献します。
使いやすいインターフェイスで、Exchange Online、Azure Active Directory、Skype for Business、OneDrive for Business、Microsoft Teams、SharePoint Online、その他のMicrosoft 365サービスを一箇所で管理または可視化することができます。

O365 Manager Plusについて詳しく知りたい、一度使ってみたいという方は、ぜひ以下のURLにアクセスしてください。

O365 Manager Plusの製品ページはこちら
O365 Manager Plusの概要資料ダウンロードページはこちら
O365 Manager Plusの無料評価版ダウンロードページはこちら

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Microsoft MVPシリーズ第五弾:人事システム管理とAD管理【Active Directoryと人事システム連携のコツ丸わかり】

▼▼ 本シリーズのバックナンバーもチェック! ▼▼
>> 第1回 Microsoft 365(旧称:Office 365)とは
>> 第2回 導入計画と試用版契約
>> 第3回 Microsoft 365管理センターの内容解説(1)
>> 第4回 Microsoft 365管理センターの内容解説(2)
>> 第5回 カスタムドメイン名
>> 第6回ユーザー管理
>> 第7回ログ監査


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