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案件管理、皆様はどのようにされていますか?

IT管理の世界では、「案件」のことを、チケット、ケース、インシデント、リクエストなどと呼ぶ場合もあります。

ツール導入を検討されている方、または既にツール導入済みの方もいると思います。私の場合、今ではインシデント管理やプロジェクト管理をツールで実施していますが、昔はエクセルでインシデント管理をしていました。

誰でも手軽に台帳を作成出来るのがエクセルの良いところですが、そのまま恒常化して依存してしまう事がエクセルの悪いところでもあります。

今回はエクセルの良いところと悪いところ、それとエクセル脱却を考えている方の一歩を手助けできるような記事を書きたいと思います。

◆ エクセルで台帳管理をスタート

取り敢えずエクセルで始めてみよう…と管理台帳での運用をスタートする方は少なくないと思います。インシデントないしタスクが発生する毎に1行1行レコードを追加していき、件数が増えてくればナレッジにもなるでしょう。必要な情報はいつでも検索出来たりと大変便利だと思います。小回りが効くという感じでしょうか。

ですがいつまでもエクセルでの管理を続けていると、便利な反面で様々なリスクを抱えることになります。

◆ 走り出しは好調…のはずが、エクセルでの管理が抱えるリスク

エクセルを使っていると誰もがトラブルと直面すると思います。そのトラブルが発生したトリガーが自分でない可能性も勿論、普段使用しているその台帳は、順調に見えて実は様々なリスクを背負っております。

皆様も経験がありませんか?

エクセルさんとのトラブル

セルの内容が”z”や”y”、”[ ]” の文字で上書きされている。
「考えられる原因」意図しない入力ミス
・何かの節に触ってしまった。
・Ctrlキーがうまく押せてなかった事による入力ミス。
※ショートカットキー:ひとつ前に戻る(Ctrl+z)ひとつ後に進む(Ctrl+y)
・Enterを押下した際に隣のキーに触れてしまったなど。

先ほどまで入力していたデータが消えた
・排他が掛かっているのに気が付かず、誰かが変更を上書きした
・エクセルがハングし、強制終了・・・(泣)

別シートの内容が気づかないうちに反映されている。
・複数シートを選択した状態で値の入力やペーストしてしまっている。

 

などなど、気づかないうちに発生したミスは発見が遅くなる上、復元までかなりの時間を要します。しかも誰かが保存していた場合は戻れない事が多く、修正前のデータが確認できないような事態が起こりえます。

つまりエクセルの場合、何名の規模で使用されているかが重要で、自分で引き起こしそうなミスは、他人も起こすリスクがあるということです。ファイルを参照・編集する人数が増えれば増えるほど、ナレッジも増えますが、その分管理する側のリスクも増加します。

忙しい時にファイルの真正性や保存性といった部分で頭を悩ませて足踏みをしたくないものですよね。

エクセル管理によるメリット&デメリット
〇メリット
・スタートアップが容易 ー 環境があれば即時始められる
・視覚的なポイントを付けやすい - 色や書式を好みにカスタマイズ出来る
・高度な処理や導入できる - 判定条件や計算式等を使えば複雑な処理も可能

△デメリット
・ファイルが破損する可能性があるため、定期的なバックアップが必要
・新たな台帳を作成する際、構築しなおす工数が掛かる
・情報量が多くなるに連れ、動作が重くなる
・複数人で使用する場合、同時編集が出来ない
・誰かがうっかりファイル自体を削除してしまう可能性がある
・複雑な処理やマクロが組まれている場合、メンテナンスが困難になることも

 

ManageEngine の特徴

ITサービスマネジメントツールである「ManageEngine ServiceDeskPlus」は、インシデント管理・案件管理・資産管理・タスク管理・プロジェクト管理これら全てをひとつのツールで管理することが可能です。(機能の詳細はこちら

さらにエクセルで起こりうるデメリットをフォローすることが可能です。

  • 周期(何日ごと)でバックアップスケジュールが組めるため、設定した日付で自動バックアップを取ることが可能。
  • 直感的に操作できるGUI(インターフェース)であるため、使いやすいレイアウトへのカスタマイズが容易。
  • 案件の修正・削除権限を利用者ごとに設定可能。不用意に案件を削除されることがなくなります。

さらにエクセルの内容を取り込む事(インポート)が出来ますので、既にエクセルで管理されている方々でも、お使いのエクセルをそのままツールに移行することが可能です。

作業の効率化の第一歩としてツール導入を検討してみてはいかがでしょうか。

今回はエクセルでの台帳管理が抱えるリスクと、可能であればそこから脱却してみましょうということをお伝えしました。エクセルって基本は使いやすくて頼れるやつですが、使えば使うほど肝心なところは信頼性に欠けるなーと思うことがあります。(それでも大好きなので使いますが)

今回のこの記事が皆様のお役に少しでも立てれば幸いです。

◆筆者紹介

株式会社フェス
宮崎 礼(みやざき れい)

株式会社フェスITSM事業部に所属し、2019年11月よりManageEngineのITSM分野のアンバサダーとして従事。
大規模病院のITサービスデスクにおいて運用サポートを経験。10年間で1万5000件を超える案件に対応。電子カルテの問い合わせ窓口や操作研修の実演、端末・プリンタの設置対応をはじめ、カルテのテンプレートを500件以上作成。電子カルテの頻用項目の簡略化による医師の入力負担軽減に加え、後利用・研究に活かせると言った所謂”医療ビッグデータへの活用”に繋がる部分で、多数支援を行った。
院内会議の調整や関係各所との折衝を含め、医師や看護師といった方々と積極的にコミュニケーションを取ることで、院内の負担軽減に繋がるような提案を繰り返し行ってきた。

 


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