第10回 アドレス一覧の管理【MicrosoftのMVP解説！第三弾 Microsoft 365の活用術】

前回の投稿では、Exchange Onlineのサービス管理に関する内容として、一般的なメールボックスの管理について取り上げて解説しました。今回は、Exchange Onlineでのアドレス一覧の管理についてご紹介します。

Microsoft 365（旧称：Office 365）でユーザーを作成してライセンスを割り当てると、そのユーザーのメールボックスが作成され、ユーザーIDと同じメールアドレスでメールの送受信が可能になります。したがって、ユーザーがExchange Onlineを使用するために必要となる作業は、ライセンス割り当てのみです。どのようなメールボックスおよびメールアドレスが存在するかは、Exchange管理センター画面で、[受信者] – [メールボックス]の順にクリックして確認することができます。

しかし、組織内で有効な（アドレス一覧で使用可能な）メールアドレスは、個々のユーザーに設定されたメールアドレスだけではありません。複数ユーザーに対して一斉にメールを配信するための「グループ」もあります。また、組織内にExchange Onlineのメールボックスを持たないユーザーの情報を登録するための「連絡先」もあります。

グループとは、メールボックスを持つユーザーをまとめたもので、グループに対してメールアドレスまたはメールボックスを割り当てることができます。複数のユーザーに対してメールを送信する必要がある場合、グループのメールアドレスにメール送信するだけでまとめて送信できるメリットがあります。グループの代表的なものとして、「配布リスト」と「Microsoft 365グループ」の2つがあります。

配布リストは、いわゆるメーリングリストであり、グループに対して”メールアドレス”が割り当てられます。配布リストを作成してメンバーを登録した上で、配布リストのメールアドレスにメールを送信すると、配布リストに所属するメンバーに当該メールが一斉に送信されます。

一方、Microsoft 365グループは、グループに対して”メールボックスおよびメールアドレス”が割り当てられたもので、こちらも複数のユーザーに対してメールを送信するために使用できます。配布リストに対してメール送信した場合は各ユーザーのメールボックスにメールが配信されるのに対し、Microsoft 365グループに対してメール送信した場合はユーザーが普段利用するメールボックスとは別のメールボックスにメールが配信されるという違いがあります。

ちなみに、Microsoft 365グループは、Exchange Onlineでのメール一斉送信だけでなく、Microsoft 365での共同作業を目的として使用可能なグループでもあります。したがって、Exchange OnlineでOutlook受信トレイや予定表を共有するといった使い方以外に、Teamsでのチームとしても活用したり、SharePoint Onlineでのアクセス権管理にも使用できます。

また、組織内にExchange Onlineのメールボックスを持たないユーザー情報を登録したい場合、「連絡先」として登録します。例えば、お取引先の担当者のメールアドレスなど、複数の担当者が共通で使用したい連絡先情報を登録しておくことで、ユーザーはアドレス一覧からその連絡先を宛先として選択することができます。

このようにしてExchange Onlineに登録されたメールアドレスの一覧はクラウド上で管理されます。Exchange Onlineでは、そのアドレス帳を「アドレス一覧」と呼び、アドレス一覧にはメールアドレスを持つユーザーの情報が自動的に登録されるほか、配布リストやMicrosoft 365グループとして登録された情報、連絡先として登録された情報などが一覧で表示されます。

一般的なメーラーおよびメールシステムでは、メール送信する際の宛先を選択するために使うアドレス帳はユーザー各自で作成して管理をおこなうものがほとんどですが、この方法では同じ情報を各ユーザーが重複して登録/保存している可能性が高くなってしまいます。

そこで、Exchange Onlineではアドレス帳をクラウドで一元管理し、OutlookまたはOutlook on the webからアドレス帳を参照する形でアクセスさせることで、アドレス帳の一元管理を実現しているのです。

今回は、アドレス一覧の管理について紹介しました。Exchange Onlineに登録されたユーザーやグループ、連絡先のメールアドレスはアドレス一覧に表示され、ユーザーはメール作成時の宛先選択からその情報を利用できます。

しかし、大規模な組織の場合などには、すべてのメールアドレスを含む共通のアドレス一覧を全ユーザーに使ってもらうのが最適ではない場合も考えられます。そのような場合には、Address Listの役割を付与してカスタムアドレス一覧を作成したり、アドレス帳ポリシーの作成や管理などのWindows PowerShell操作も必要になります。

ゾーホー社員のつぶやき

こんにちは！ゾーホージャパンの近藤です。プライベートで使用しているWebメールですが、学校のPTA活動や、趣味のサークル等で、複数のアカウントを使いわける機会が多くなってきました。学校のPTA活動では、生徒の学籍番号を使用したメールアドレスが保護者に割り当てられ、学校からの連絡のみならず、保護者間の連絡をアドレス交換することなく簡単にできるようになりました。サークルでは、管理者メンバー同士でアカウントを作成し、情報共有に活用しています。メールボックスからアクセスできるアドレス一覧もアカウントごとに切り替えられるので、間違った所属グループの方にメール配信してしまう心配もいりません。このようにプライベートな場面でも、個人のメールアドレスを用いた属人的な管理よりも、アドレスのグループ管理機能を用いた情報共有がとても便利です。

さて、上記投稿の「アドレス一覧の管理」において、すべてのメールアドレスを含む共通のアドレス一覧を全ユーザーに使ってもらうのが最適ではない場合、「Address Listの役割を付与してカスタムアドレス一覧を作成したり、アドレス帳ポリシーの作成や管理などのWindows PowerShell操作も必要である」と記載がありました。

ManageEngine「M365 Manager Plus」では、PowerShellスクリプトを実行しなくても、GUIでユーザー、メールボックス、ライセンス、連絡先を一括管理でき、管理作業で費やされる工数を大幅に削減できます。Microsoft 365を機能単位で管理（Microsoft 365コンポーネントを独立した形で統制）できるので、Exchange Onlineを容易に管理できます。

例えば、会社が扱うプロジェクト/チームごとにメールボックスを作成するのが一般的な方法ですが、ある社員が複数のプロジェクトに携わる際には、適切なメールボックスへのアクセス権限が付与されることが必要です。また、ユーザーのメールボックスへのアクセス権限が適切に付与されていることを、常に監視できる管理体制を整えておくことも大切です。

M365 Manager Plusは、PowerShellスクリプトやExcelシートを使用しなくても、どのユーザーがどのメールボックスにアクセス権限があるか、誰が／いつ／どのメールボックスにアクセスしたかといった情報をレポートで簡単に可視化することができます。
また、スケジュール機能により、任意のレポートを定期的に自動で生成し、管理者に送付するよう設定することも可能です。

その他にも、独自の監査プロファイルを作成して、共有メールボックスのみ、または単一の選択メールボックスを監視することもできます。監査レポートは、PDF、XLS、CSV、またはHTML形式にエクスポートできたりと、M365 Manager Plusは、Exchange Onlineにまつわる様々な組織固有のニーズに柔軟に対応できます。

M365 Manager Plusとは？

Microsoft 365の定義済みレポートを包括的に提供し、大量のユーザー管理、大量のメールボックス管理、ログ監査、サービス監視、セキュア委任などを含む複雑な作業の実行に貢献します。
使いやすいインターフェイスで、Exchange Online、Azure Active Directory、Skype for Business、OneDrive for Business、Microsoft Teams、SharePoint Online、その他のMicrosoft 365サービスを一箇所で管理または可視化することができます。

M365 Manager Plusについて詳しく知りたい、一度使ってみたいという方は、ぜひ以下のURLにアクセスしてください。

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